L'emergenza sanitaria ha costretto molti a lavorare da casa: ma per essere efficienti non bastano solo una scrivania, una sedia e un computer

Con la quarantena forzata a causa dell'emergenza Coronavirus, è tornato prepotentemente di moda il team dello smart working o lavoro agile, ovvero della possibilità per i lavoratori dipendenti di gestire le attività lavorative da casa grazie alle opportunità offerte dalla digitalizzazione e dalle nuove tecnologie.

Un ambito in cui l'Italia è parecchio indietro rispetto ad altri paesi, europei e non, ma che adesso diventa fondamentale per affrontare l'emergenza riducendo al minimo i disagi dell'azienda per cui si lavora. Quando si deve lavorare in remoto, però, è importante organizzare al meglio gli spazi da destinare all’attività professionale, in modo da renderli confortevoli, separarli da quelli dedicati alla vita privata e aumentare al massimo la produttività. Insomma, non bastano una scrivania, una sedia e un computer per poter lavorare senza problemi.

LA SCRIVANIA I In questo senso la postazione è fondamentale. È importante ritagliarsi in casa un un angolo personale, uno spazio in sostanza in cui poter lavorare senza interferenze e interruzioni e dove lasciare i propri strumenti di lavoro, come il pc o il blocco per gli appunti. Importante anche riuscire a creare una postazione comoda in cui possiamo tenere una postura corretta: ricordiamo di posizionare il monitor e la tastiera alla giusta distanza da noi e di poggiare i gomiti sulla superficie del tavolo. Eliminate anche oggetti superflui e non strettamente legati alle attività professionali per mantenere più alta la concentrazione

Il tavolo che si usa in casa è solitamente molto più alto di una scrivania che normalmente possiamo trovare in un arredamento per ufficio e la rigidità della seduta usata in cucina non è stata pensata per lavorarci tutti i giorni 8 ore o più con innegabili danni alla salute.

LA SEDIA A proposito di postura corretta, bisogna tener presente che le normali sedute presenti in casa non sono l’ideale per chi deve stare alla scrivania per molte ore. Un’alternativa alle classiche e più ergonomiche poltrone da ufficio si può optare per la moda delle postazioni in piedi da alternare a quelle tradizionali: un’altezza corretta potrebbe essere quella di un bancone in cucina, ma anche alcune credenze potrebbero adattarsi. Oppure si può trasformare le sedute comuni usando uno schienale ergonomico, facilmente reperibile anche online.

ILLUMINAZIONE Molto importante nell'ambito di una postazione comoda è anche la scelta di un’illuminazione adeguata: da un lato per assicurare una facile lettura dei documenti dall'altro soprattutto per evitare di affaticare gli occhi. In questo senso è importante ricordarsi di non posizionare il monitor davanti o dietro a delle finestre per evitare i riflessi ma anche per essere ben visibili per eventuali video conferenze

SPAZIO AGGIUNTIVO In determinati lavori, potrebbe essere utile avere anche degli spazi aggiuntivi per documenti, faldoni o altro, che magari in casa sono difficili da reperire. In questo caso il consiglio è quello di sfruttare al massimo l'altezza grazie all'utilizzo delle pareti magari con delle mensole provvisorie.

ALTRI CONSIGLI Una pianta può aiutare la concentrazione e il benessere indispensabile per lavorare bene. Non può mancare nemmeno a casa una bottiglia termica per avere sempre a portata acqua fresca senza doversi alzare.

Il "lavoro agile" è caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per obiettivi in accordo col datore di lavoro

Flessibilità, autonomia ma anche responsabilizzazione e orientamento ai risultati. Queste sono le parole chiave del cosiddetto "smart working" o più semplicemente "lavoro agile". Una pratica che può essere applicata non solo all’interno delle aziende private, ma anche all’interno della pubblica amministrazione, con notevoli vantaggi.

Il tema dello smart working è tornato prepotentemente di moda con l'emergenza sanitaria dettata dal Coronavirus Covid-19: Con due Decreti, infatti, il Presidente del Consiglio dei ministri ha "suggerito" la nuova pratica come metodo per limitare i possibili contagi senza però rinunciare al lavoro. Ma come funziona?

Il lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

Una rivoluzione culturale e organizzativa che scardina alla base le consuetudini del lavoro subordinato. Probabilmente sarà il modo di lavorare del futuro, anche se l'Italia si dimostra, come spesso accade, indietro: secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, i lavoratori “agili” in Italia nel 2019 erano appena 570mila, seppur in crescita del 20% rispetto al 2018: un totale di circa 5" milioni di lavoratori dipendenti che potrebbero accedere allo Smart Working" il che significa "circa il 10%".

Come differisce dal telelavoro

La premessa deve essere chiara e netta: lo smart working non è telelavoro. Spesso si tende ancora a fare confusione e a sovrapporre queste due modalità di gestione del rapporto lavorativo, ma la differenza è sostanziale.

Sono passati più di 20 anni dalla legge che prevedeva per le amministrazioni pubbliche la possibilità di avvalersi di forme di lavoro a distanza. Parliamo della legge n. 191 del 1998 che all’art. 1 comma 1 recita:

Allo scopo di razionalizzare l’organizzazione del lavoro e di realizzare economie di gestione attraverso l’impiego flessibile delle risorse umane, le amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, possono avvalersi di forme di lavoro a distanza. A tal fine, possono installare, nell’ambito delle proprie disponibilità di bilancio, apparecchiature informatiche e collegamenti telefonici e telematici necessari e possono autorizzare i propri dipendenti ad effettuare, a parità di salario, la prestazione lavorativa in luogo diverso dalla sede di lavoro, previa determinazione delle modalità per la verifica dell’adempimento della prestazione lavorativa)…

Le concrete modalità attuative sono poi state dettate dal D.P.R. n. 70 del 1999 “Regolamento recante disciplina del telelavoro nelle pubbliche amministrazioni, a norma dell’articolo 4, comma 3, della legge 16 giugno 1998, n. 191”. Il telelavoro viene definito come quella forma di lavoro svolto a distanza, ovvero al di fuori dell’azienda e degli altri luoghi in cui tradizionalmente viene prestata l’attività lavorativa ma, al contempo, funzionalmente e strutturalmente collegato ad essa grazie all’ausilio di strumenti di comunicazione informatici e telematici. Vengono stabilite linee guida su uso della postazione, modalità di connessione e di autenticazione ai sistemi, comunicazioni tra uffici e, dove previsto, utilizzo della firma digitale.

L’Accordo quadro nazionale

Il 23 marzo 2000 è stato stipulato l’Accordo quadro nazionale per l’applicazione del telelavoro ai rapporti di lavoro del personale dipendente delle pubbliche amministrazioni. Infine, con la circolare INPS n. 52 del 27 febbraio 2015 (“Disposizioni attuative dell’Accordo Nazionale sul progetto di telelavoro domiciliare”) vengono illustrate le attività interessate e le modalità di attivazione del telelavoro, con particolare riferimento alle misure di prevenzione e protezione.

In sintesi, il telelavoro prevede lo spostamento (in tutto o in parte) della sede di lavoro dai locali aziendali ad altra sede (tradizionalmente l’abitazione del lavoratore), ma il dipendente è vincolato, comunque, a lavorare da una postazione fissa e prestabilita, con gli stessi limiti di orario che avrebbe in ufficio. Il carico di lavoro, gli oneri e i tempi della prestazione, insomma, devono essere equivalenti a quelli dei lavoratori che svolgono la prestazione all’interno del posto di lavoro.

Al contrario, il lavoro agile prevede che la prestazione lavorativa venga eseguita in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno, ma senza stabilire una postazione fissa. Non ci sono vincoli di spazio e tempo, l’unico vincolo sono i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. Si può lavorare da qualsiasi luogo (dentro e fuori l’azienda), non si timbra un cartellino, non si fanno pause in orari predefiniti. L’azienda e il dipendente ridefiniscono in maniera flessibile le modalità di lavoro, quello su cui ci si focalizza è il raggiungimento di obiettivi e risultati.